Sau khi có LLC, bước tiếp theo mà hầu hết mọi người bỏ qua hoặc làm sai là xin EIN — Employer Identification Number, tức mã số thuế liên bang của công ty. Không có EIN, bạn không thể mở tài khoản ngân hàng Mỹ, không đăng ký được Stripe, không khai thuế với IRS. Về cơ bản, LLC của bạn tồn tại trên giấy tờ nhưng chưa dùng được gì nhiều.
Bài này giải thích EIN là gì, tại sao cần, và cụ thể hơn — cách xin khi bạn là người Việt không có Social Security Number (SSN).
EIN là gì và tại sao cần?
EIN (Employer Identification Number) là mã định danh 9 chữ số do IRS (cơ quan thuế liên bang Mỹ) cấp cho doanh nghiệp, theo định dạng XX-XXXXXXX. Dù tên gọi có chữ “Employer” (người sử dụng lao động), bạn không cần có nhân viên mới được cấp EIN — mọi LLC đều cần mã này để hoạt động.
EIN cần thiết cho những việc sau:
Mở tài khoản ngân hàng Mỹ. Mercury Bank, Relay, và hầu hết ngân hàng dành cho business đều yêu cầu EIN khi đăng ký. Không có EIN, hồ sơ mở tài khoản không hoàn chỉnh.
Đăng ký Stripe và các cổng thanh toán. Stripe yêu cầu EIN hoặc SSN để xác minh pháp nhân. Với LLC do người nước ngoài sở hữu, EIN là thông tin bắt buộc.
Khai báo thuế với IRS. LLC do người nước ngoài sở hữu có nghĩa vụ nộp Form 5472 hàng năm — cần có EIN để khai báo.
Hợp đồng và quan hệ đối tác. Nhiều đối tác hoặc nền tảng Mỹ yêu cầu EIN khi ký hợp đồng hoặc thiết lập quan hệ thanh toán.
Hai trường hợp: có SSN và không có SSN
SSN (Social Security Number) là mã số an sinh xã hội Mỹ — chỉ cấp cho công dân Mỹ và một số diện visa nhất định. Phần lớn người Việt không có SSN, và đây chính là điểm làm cho quy trình xin EIN phức tạp hơn.
Nếu bạn chưa có LLC và muốn xử lý cả đăng ký LLC lẫn xin EIN trong một bước, Northwest Registered Agent hỗ trợ cả hai — $39 phí dịch vụ năm đầu (bao gồm Registered Agent) cộng $100 phí nhà nước Wyoming, và có thể thêm dịch vụ EIN khi checkout.
Trường hợp 1: Có SSN — đơn giản, miễn phí, làm xong trong ngày
Nếu bạn có SSN, xin EIN là việc nhanh nhất trong toàn bộ quy trình LLC. Vào trang IRS.gov, tìm mục “Apply for an EIN Online”, điền form khoảng 10 phút, nhận EIN ngay lập tức — miễn phí, không cần gửi giấy tờ.
IRS cấp EIN trực tiếp sau khi submit. Bạn tải về hoặc lưu lại màn hình xác nhận — đó là EIN của công ty.
Nếu bạn thuộc trường hợp này, bỏ qua phần tiếp theo và chuyển sang mục “Sau khi có EIN” bên dưới.
Trường hợp 2: Không có SSN — quy trình dài hơn, có vài cách làm
Đây là tình huống của phần lớn người Việt đăng ký LLC. Khi không có SSN, IRS không cho phép xin EIN online. Có ba cách để xử lý:
Cách A: Gọi điện trực tiếp cho IRS
IRS có đường dây quốc tế dành cho người nộp thuế nước ngoài: +1-267-941-1099, làm việc thứ Hai đến thứ Sáu, 6 giờ sáng đến 11 giờ đêm theo giờ Đông (tức khoảng 6 giờ chiều đến 11 giờ sáng hôm sau theo giờ Việt Nam).
Khi gọi, nhân viên IRS sẽ hỏi thông tin về công ty và người đại diện, sau đó cấp EIN ngay trong cuộc gọi nếu hồ sơ đủ điều kiện. Bạn cần chuẩn bị:
- Tên và địa chỉ công ty
- Tên và địa chỉ của responsible party (thường là chủ LLC)
- Articles of Organization (không cần đọc từng chữ, nhưng nên có trước mặt)
- Lý do xin EIN (chọn “Started a new business”)
Ưu điểm: nhanh, miễn phí. Nhược điểm: cần tiếng Anh đủ để giao tiếp qua điện thoại, múi giờ không thuận tiện, đường dây có thể đông và phải chờ.
Cách B: Fax Form SS-4
Điền Form SS-4 (tải miễn phí trên IRS.gov), fax đến số +1-855-641-6935 (dành cho người nộp thuế quốc tế không có địa chỉ Mỹ). IRS xử lý và fax lại EIN trong vòng 4 ngày làm việc.
Vấn đề thực tế: gửi fax quốc tế đến Mỹ từ Việt Nam không phổ biến. Bạn cần dùng dịch vụ fax online như eFax, Fax.Plus hoặc tương tự — chi phí khoảng $5–15 cho một lần gửi.
Cách C: Gửi bưu điện Form SS-4
Gửi Form SS-4 qua bưu điện đến địa chỉ IRS dành cho người nộp thuế quốc tế. Thời gian xử lý từ 4 đến 8 tuần — đây là cách chậm nhất.
Dùng dịch vụ để xin EIN thay
Nếu không muốn tự xử lý Form SS-4 hay gọi điện bằng tiếng Anh cho IRS, Northwest Registered Agent có dịch vụ hỗ trợ xin EIN với giá $200 cho người không có SSN (hoặc $50 nếu có SSN).
Northwest thay bạn điền và nộp Form SS-4, theo dõi tiến độ với IRS, và chuyển EIN về cho bạn khi có. Đây là lựa chọn phù hợp nếu bạn muốn tránh rủi ro điền sai form hoặc không quen với quy trình hành chính của IRS.
Bạn có thể thêm dịch vụ EIN khi đăng ký LLC qua Northwest, hoặc đặt riêng sau: Northwest EIN Service →
Form SS-4: điền đúng các trường quan trọng
Nếu bạn tự điền Form SS-4, đây là những trường cần chú ý:
Line 1 — Legal name: Tên đầy đủ của LLC, đúng như trong Articles of Organization. Ví dụ: “ABC Trading LLC”.
Line 7a — Responsible party name: Tên cá nhân chịu trách nhiệm chính về LLC — thường là chủ sở hữu. Điền tên đúng như trong hộ chiếu.
Line 7b — SSN/ITIN/EIN: Nếu không có SSN và không có ITIN, để trống và đính kèm ghi chú giải thích bạn là người nước ngoài không có SSN. IRS chấp nhận điều này.
Line 8a — Type of entity: Chọn “Limited liability company”, sau đó điền số thành viên vào ô bên cạnh (thường là 1 nếu bạn là chủ duy nhất).
Line 9a — Reason for applying: Chọn “Started a new business”.
Line 11 — Date business started: Ngày LLC được chính thức thành lập (ngày trong Articles of Organization).
Line 13 — Highest number of employees: Điền “0” nếu chưa có nhân viên.
Line 14 — Does the applicant need to file Form 944? Chọn “No” nếu không có nhân viên.
Line 16 — Is the principal business activity: Mô tả ngắn hoạt động kinh doanh. Ví dụ: “E-commerce — selling products online”.
Thời gian chờ thực tế
| Phương thức | Thời gian |
|---|---|
| Online (có SSN) | Ngay lập tức |
| Gọi điện IRS (267-941-1099) | Ngay trong cuộc gọi |
| Fax Form SS-4 | 4 ngày làm việc |
| Bưu điện | 4–8 tuần |
| Qua dịch vụ (như Northwest) | Tùy phương thức họ dùng, thường 1–4 tuần |
Lưu ý: IRS có thể chậm hơn bình thường trong mùa khai thuế (tháng 1–4 hàng năm).
ITIN là gì — và có liên quan không?
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) là mã số dành cho cá nhân nước ngoài cần khai thuế Mỹ nhưng không đủ điều kiện có SSN. ITIN khác với EIN — EIN dành cho doanh nghiệp, ITIN dành cho cá nhân.
Bạn không cần ITIN để xin EIN cho LLC. Tuy nhiên nếu bạn cần khai thuế cá nhân tại Mỹ (ví dụ có thu nhập từ nguồn Mỹ), ITIN là bước riêng cần xử lý. Đây là chủ đề phức tạp nên tham khảo kế toán có kinh nghiệm với expat business.
Những câu hỏi thường gặp
EIN có hết hạn không?
Không. EIN được cấp một lần và có hiệu lực vĩnh viễn, gắn với công ty đó. Kể cả khi bạn giải thể LLC rồi lập lại, EIN của LLC cũ không tái sử dụng — LLC mới sẽ xin EIN mới.
Một người có thể có nhiều EIN không?
Có. Mỗi LLC là một pháp nhân riêng và có EIN riêng. Nếu bạn sở hữu nhiều LLC, mỗi cái có một EIN khác nhau.
Mất EIN thì làm sao?
EIN không bao giờ thực sự “mất” — nó vẫn tồn tại trong hệ thống IRS. Bạn có thể gọi IRS theo số 800-829-4933 (nội địa) hoặc 267-941-1099 (quốc tế) để xác nhận lại EIN, hoặc tìm trong thư xác nhận EIN (CP 575) mà IRS gửi khi cấp.
Có phải khai thuế ngay sau khi có EIN không?
Không bắt buộc ngay. Tuy nhiên LLC do người nước ngoài sở hữu có nghĩa vụ nộp Form 5472 cho mỗi năm tài chính có giao dịch. Nếu LLC chưa hoạt động, vẫn nên tìm hiểu nghĩa vụ khai báo để tránh phạt.
Sau khi có EIN: bước tiếp theo
EIN trong tay, bạn đã có đủ hai tài liệu cốt lõi: Articles of Organization (giấy thành lập LLC) và EIN (mã số thuế). Từ đây, bước tiếp theo là mở tài khoản ngân hàng Mỹ — Mercury Bank là lựa chọn phổ biến nhất cho người Việt vì quy trình 100% online, không cần đến Mỹ.
Xem hướng dẫn chi tiết: Mở Tài Khoản Ngân Hàng Mỹ Cho LLC: Mercury, Airwallex Và Wise →
Nếu bạn chưa có LLC và muốn bắt đầu toàn bộ quy trình, Northwest Registered Agent hỗ trợ cả đăng ký LLC lẫn xin EIN trong một gói dịch vụ.